Partie 8: Répartir l’information

Partie 8: Répartir l’information


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Notions clés

La répartition des informations définit le découpage en collections de sites, sites, etc…Ici pas de recette miracle, cette répartition devra être dictée par les contraintes de votre projet.

Application web
Collections de sites
Sites
Listes et bibliothèques

 

Comment les informations sont-elles réparties dans le cadre de la fonctionnalité?

Il s’agit ici de déterminer l’emplacement de stockage des différents éléments à travers une structure SharePoint.

Critères de répartition des informations

Nous avons vu précédemment que le seul fait d’utiliser des colonnes de recherche pour implémenter des relations entre types impose un parti pris concernant la répartition : idéalement, une liste ou une bibliothèque représente un type d’information et celles-ci doivent se trouver dans la même collection de sites. Cependant voici les autres considérations à prendre en compte pour la répartition:

 La volumétrie : Est-ce que le nombre d’éléments peut nécessiter un découpage particulier sur les listes et bibliothèques vis à vis des limites de SharePoint?

 La sécurité sur l’information : Quels sont les utilisateurs ayant accès à l’information? Dois-je séparer certains éléments dans des listes ou des bibliothèques séparées?
À titre de rappel, la gestion de permissions directement au niveau d’éléments SharePoint dans une liste n’est pas une bonne pratique et doit être utilisé avec parcimonie.

 Le contexte : Ma structure suit-elle une hiérarchie métier déjà connue? (par ex. : un organigramme d’entreprise, un découpage par service dans l’entreprise). Cette distinction peut se dessiner d’ailleurs dès la phase de définition de besoins par une approche par «profils d’utilisateurs » avec une méthode telle que le « User Story Mapping ». (voir La technique du User Story Mapping).

Une réflexion sur ces éléments vous permettra d’obtenir un découpage relativement cohérent pour vos données.

Gestion de la répartition de données dans SharePoint

La gestion du stockage et de la répartition logique dans SharePoint repose sur les éléments logiques suivants (par ordre décroissant de contenance) :

  • Application web
  • Collection de sites
  •  Site
  • Liste et bibliothèque
  • Élément de liste

Prenons la structure de types de contenus définie précédemment. Une possibilité de répartition dans SharePoint serait la suivante:

Un exemple de répartition de l'information

  • Chaque type possède sa propre bibliothèque (ou liste)
  • Une sécurité particulière est appliquée aux projets internes

Mais dans des conditions différentes et selon les critères définis au-dessus, la structure aurait pu également ressembler à cela:

Autre exemple de la répartition de l'information

Ce que je veux démontrer, c’est qu’il existe beaucoup de façons de structurer les éléments dans SharePoint. Celle-ci dépendra des critères énoncés précédemment.

 Remarque importante : Dans le cas de types hérités (« Projets commerciaux », « Projets bénévoles », etc.) dont le type parent est lié avec d’autres types par l’intermédiaire d’une colonne de recherche et si il n’existe pas de contraintes sur ceux-ci (sécurité, volumétrie), il est préférable de créer une seule et unique liste rassemblant tous les types. Cela vous permettra d’utiliser une seule colonne de recherche pour les éléments liés plutôt qu’une par type hérité.


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