Anatomie d’une solution de publication en SharePoint

Anatomie d’une solution de publication en SharePoint



Avec SharePoint, dès lors que l’on parle de projets d’intranet, d’extranet ou même de sites web public, on parle avant tout de solutions de publication de contenu au sens large. Une solution de publication régit l’ensemble des mécanismes formant la brique générale de gestion de contenu web offerte par SharePoint (WCM).

Un découpage en modules thématiques, besoins et rôles

Travaillant régulièrement selon les préceptes de SCRUM, nous valorisons en priorité les besoins et leur formalisation plutôt que la solution technique en elle-même. Ainsi notre définition d’un d’intranet d’entreprise (ou de toute autre solution de publication) se résume de manière suivante :

Une solution de publication représente un ensemble de besoins, regroupés sous forme de modules thématiques ou domaines fonctionnels, et formulés par les utilisateurs à travers des rôles

En d’autres termes, si l’on examine la plupart des solutions de ce type, il est possible d’en extraire plusieurs besoins génériques formant leur essence même. Ainsi, ils constituent la base d’un carnet de produit (« Backlog ») initial en vue d’une future implémentation (et ceci peu importe le choix technologique).

Les modules thématiques

Les modules thématiques correspondent à une isolation à la fois technique et fonctionnelle et idéalement indépendants les uns des autres (mise à part ceux fondamentaux). Nous découpons les projets de publication au sens large SharePoint de la manière suivante:

Modules thématiques

Description

Fondamentaux *

Publication (PUB)

Gestion du processus complet de création du contenu jusqu’à son affichage. C’est ici que le choix technologique du moyen de publication est fait (publication intersites ou classique).

Navigation (NAV)

Catégorisation et accès à l’information.

Gestion documentaire (DOC)

Gestion du stockage de documents et contenus médias.

Optionnels

Multilinguisme (LANG)

Création et la visualisation de contenus dans une ou plusieurs langues.

Social (SOCIAL)

Commentaires et interactions entre utilisateurs.

Ciblage de contenu (TARGET)

Filtrage de l’information à une ou plusieurs catégories d’individus selon des critères précis.

Recherche (SEARCH)

Accès optimisé à l’information du portail.

Cycle de vie de l’information (LFCL)

Contrôle de l’expiration et la publication des contenus.

Design (DSGN)

Traduction de l’image de marque de l’entreprise dans la solution.

*Les modules fondamentaux représentent le strict minimum d’une solution de publication fonctionnelle.

Pour chacun des modules, nous avons élaboré une stratégie d’implémentation basée sur des besoins génériques extrapolées de nos projets précédents.

Les rôles

Les rôles désignent des profils d’utilisation de la solution. Attention, un rôle n’est pas une personne physique! Cela signifie qu’une seule et même personne physique peut avoir plusieurs rôles différents.

Ceux-ci nous aident à définir notre gouvernance fonctionnelle en délimitant les responsabilités et actions de chacun dans la solution.

Pour un projet de type intranet, nous avons donc extraits les rôles suivants (au sens large):

 Utilisateur

Représente n’importe quel employé de la compagnie possédant un accès en lecture au site. (Dans le cas d’un site web public, on parlera de Visiteur).

 Contributeur

Représente un utilisateur chargé de créer du contenu alimentant le site.

 Approbateur

Représente un utilisateur chargé d’approuver le contenu d’un contributeur. Garant de la ligne éditoriale de l’intranet.

 Administrateur

Représente un utilisateur en charge de la gestion opérationnelle de l’intranet.

Les besoins

Les besoins sont la résultante des actions entreprises par un certain rôle dans un module  thématique. Voici la matrice des besoins qui seront expliqués en détails dans cette série d’articles et qui forment notre carnet de produit:

 

Rôles

Thématique

 

Utilisateur

 

Contributeur

 Administrateur

 

Approbateur

Publication

Visualiser les détails d’un contenu seul


Visualiser un ensemble de contenus (agrégation)

Créer, modifier, supprimer un contenu

Navigation

Naviguer dans l’intranet


Visualiser les éléments reliés à un contenu


Visualiser les sous catégories liées à un élément

Créer du contenu pour un nœud de navigation

Administrer les liens du menu de navigation

Gestion documentaire

Ajouter une image à un contenu

Multilinguisme

Visualiser du contenu dans plusieurs langues


Changer la langue d’affichage

Créer un article dans plusieurs langues


Changer la langue d’affichage

Ciblage de contenu

Visualiser du contenu propre à mon profil utilisateur

Créer du contenu ciblé à une catégorie de profils

Gérer les propriétés de ciblage

Social

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Recherche

Rechercher un contenu globalement


Rechercher un contenu dans une catégorie de recherche spécifique

Cycle de vie de l’information

Soumettre un contenu pour approbation


Contrôler la période de publication d’un contenu

Approuver un contenu

Design

Visualiser l’image de marque de l’entreprise

 

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